Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób, których te dane dotyczą. Czy zdjęcie osoby fizycznej jest daną osobową?
Na pewno tak, ponieważ zgodnie z definicją Ustawową „dane osobowe” to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Niewątpliwie informacja „wizualna” zawarta na zdjęciu na taką identyfikację pozwala. W przypadku fotografii pojawia się jednak dodatkowy problem a mianowicie ochrona wizerunku. Wizerunek z kolei jest dobrem osobistym chronionym przez prawo autorskie oraz kodeks cywilny.
W związku z tym pojawia się pytanie, kiedy i na jakich zasadach przetwarzanie danych osobowych w postaci zdjęć pracowników jest legalne. Pracodawca ma prawo do przetwarzania danych osobowych swoich pracowników wyłącznie w zakresie, jakim pozwala mu na to obowiązujące prawo. Z punktu widzenia Ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie trzech głównych przesłanek legalizujących:
- przepisu prawa
- prawnie usprawiedliwionego celu
- zgody osoby, której dane dotyczą
Jakich przesłanek legalności wymaga ochrona danych osobowych w przypadku zdjęć?
Zastosowanie właściwej przesłanki zależy od celu, w jakim pracodawca przetwarza wizerunek swojego pracownika. Najczęściej spotykanymi sytuacjami są:
- cele identyfikacyjne – zdjęcie przetwarzane jest w celu umieszczenia w legitymacji lub na identyfikatorze – w taki przypadku zachodzi przesłanka prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych.
- cele marketingowe – umieszczenie zdjęć pracowników np. działu handlowego na stronie internetowej firmy. W takiej sytuacji pracodawca powinien posiadać zgodę pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych albowiem umieszczenie zdjęcia na stronie WWW nie jest najczęściej konieczne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa
- cele promocyjne – umieszczenie zdjęć pracowników w galerii osób odpowiedzialnych za klienta (np. w centrach handlowych) lub zdjęć „liderów” w biurach odwiedzanych przez klientów. Cel ten również wymaga zgody pracownika na przetwarzanie jego wizerunku.